訪問看護の業務効率！管理者業務の効率化を図るポイントとは？

訪問看護ステーションの管理者で、多忙な業務に疲れ果てている人は少なくないのではないでしょうか。業務の効率化は、あらゆる企業に対して働き方改革の一環として求められています。そこで今回は、管理者の業務効率化について紹介します。この記事を通して業務効率化のポイントを確認してみてください。

業務効率化とは、業務のプロセスから「ムダ」「ムリ」「ムラ」の3つのMを省くことで、よりスムーズに業務がすすむように促すことをいいます。「ムダ」とは人材や資金、時間などのリソースが余っている状態や目的を達成するうえで必要ではない工程のことを、「ムリ」とは過密なスケジュールなどによるスタッフへの負担が大きすぎる状態を、「ムラ」とは繁忙期と閑散期で業務量が大幅に異なることや、スタッフ間で業務に偏りがある状態のことをいいます。

業務効率化により、同じスタッフ数であっても労働時間数を減らすことができたり、同じ労働時間であっても業務の質や量を改善させることができたりします。多くの企業で、働き方改革の観点から業務効率化が推進されていますが、訪問看護においても、今後ますます進行していく少子高齢化社会に十分に備えるために大変重要な事項であるといえます。

業務効率化には、さまざまな効果が期待できます。ここでは、業務効率化の目的を確認してみましょう。

「ムダ」「ムリ」「ムラ」を排除することで、生産性の向上や売上の向上が期待できます。利益が拡大すれば、業務効率化に必要なシステムの導入など、仕事をしやすくするための投資や、スタッフへの還元が可能になります。

業務効率化では、スタッフのパフォーマンスやモチベーションの向上も期待できます。業務効率化により売上が拡大すれば、ボーナスなど福利厚生などをより充実させることができ、スタッフのモチベーション向上や労働環境の改善につながるでしょう。その結果、スタッフの満足度が向上し、定着率アップ・離職の防止にもなります。

コストの削減も、業務効率化の大きなメリットです。「ムダ」「ムリ」「ムラ」を削減することで、必要な業務のみを効率よくすすめることができますので、残業が減ることで人件費の削減につながります。残業や過労が減れば、スタッフはより働きやすくなります。

ここからは、訪問看護ステーション管理者の業務効率化の5つのポイントについて紹介します。

業務効率化をすすめるうえで重要なのが、各業務の目的と目標を認識することです。一つひとつの業務について、どのような目的で、何を目標としておこなっていくのかを明らかにしてみましょう。そうすることで、無駄な業務や不必要な工程などが洗い出されていきます。

次に、管理者として自分自身がおこなうべき業務をスクリーニングし、優先順位をつけていきます。管理者の業務には管理者にしかできないものもありますが、なかにはスタッフに協力が依頼できるものや、アウトソーシングを活用できる業務もあることでしょう。

スタッフでも対応できる業務に関しては、共有できるタスク管理ツールなどを活用し、業務の進捗状況を把握しながら協力してすすめていくことも大切です。看護師や管理者としての特別な知識・技術を用いないノンコア業務に関しては、アウトソーシングの活用もおすすめです。

ITツールの導入によって電子化・自動化できる業務があれば、積極的にすすめていきましょう。ITツールの活用は、業務が効率的になるだけでなく、入力ミスやエラーも防ぐことができ、自分自身のコア業務に集中でき、リソースを有効活用できるようになります。

業務を効率化させるためには、組織内での管理者・各スタッフの役割を明確化しておくことが重要です。業務の担当がはっきりしていないと、業務の「ムダ」「ムリ」「ムラ」を排除することが難しく、業務効率化を正しくすすめることが困難であるからです。役割分担をおこなう際は、一人のスタッフに負担が偏ってしまわないよう、必要に応じて業務ごとにチームを作り、そのなかで役割分担をするのがおすすめです。

訪問看護においては、情報共有や報告は欠かせません。しかし、すべてを口頭での伝達や会議に頼ってしまうと、管理者・スタッフともに時間を割かれてしまいます。電子媒体上での報告・情報共有で済むものに関しては、ITツールなどを活用し、スムーズにコミュニケーションを図っていくことで、業務の効率化を図ることができます。電子媒体を利用したコミュニケーションは、お互いが確認できるタイミングで情報を手にすることができるため、業務を中断せずに済みます。また、タイムリーな情報共有が可能になることもメリットです。

訪問看護ステーション管理者の業務効率化には、訪問看護専用電子カルテシステム『iBow』の活用がおすすめです。『iBow』では、目標管理や人材育成などの人材マネジメント業務や業務進捗状況の確認、利用者状況の確認など、さまざまな管理者業務のICT化が可能です。管理者が『iBow』を活用し管理者業務の効率化を図ることで、スタッフへ目を向ける時間が確保できるというメリットもあります。その結果、スタッフのフォローなどもおこないやすくなり、ステーション全体としての業務効率化が可能となり、職場環境もより良くなることでしょう。

目標管理に便利！統計データ：訪問件数推移一覧表

iBowではスタッフごとの訪問回数や時間など自動的に集計できるので、このスタッフは訪問件数が多い、また訪問件数は少ないが医療依存度の高い利用者のケアを行っているなど評価指標の確認にも便利です。

業務進捗の把握に活用！リスト管理：書類の提出状況確認

訪問看護では日々の記録や報告書・計画書など様々な書類が必要です。iBowでは書類の提出状況も一目でわかるため業務管理にも活用できます。

訪問看護の様々な業務の中でとりわけボリュームの大きなものの一つが、月毎に行うレセプトです。 iBow管理事務代行サービスを活用することで月初に行う膨大な確認作業の時間を無くし、新たな時間を生み出すことで訪問や営業活動など売上UPに繋がる活動に充てることができます。また、残業代や無駄なコストを削減し一人当たりの生産性を上げることに繋がります。そして、専任スタッフが複雑な法制度を確認することで算定漏れを防ぎ、ステーションは正確な報酬を獲得することで安定したステーション運営を行うことができます。

iBow事務管理代行サービスで月初にかかる時間を削減し、正しい請求を行うことで生産性の向上と安定したステーション運営を目指したい方はぜひ、ご相談ください。※iBow事務管理代行サービスはiBow・iBowレセプトご契約者様向けのサービスとなっております。

今回は、訪問看護管理者の業務効率化について、その必要性やポイントを解説しました。管理業務を効率化させることで、管理者だけでなくステーション全体としての力を強くすることができ、利用者へ提供するサービスの質向上にもつながります。まずは、現在の業務についてきちんと見直しを行い、可能なところから業務効率化をすすめていくようにしましょう。