訪問看護の事務員雇用を考えている方へ！事務員の仕事はレセプト請求の他に何がある？

訪問看護ステーションでは、事務作業を訪問看護スタッフや管理者が行っている場合も多くあります。そこで、効率良くステーションを運営するために事務員の採用を考えている方もいるのではないでしょうか？事務員を採用することで、本来の看護業務に注力でき、事務作業による負担を軽減することができます。

事務員にどんな仕事を任せるとステーションがより効率良く運営できるのか、事務員の採用について悩んでいる経営者の方に向けて、ステーションでの事務員の仕事内容についてご紹介します。

訪問看護の事務作業は、レセプト請求に関わる業務だけかと思われがちですが、それ以外の業務もたくさんあります。細かな仕事ですが事務員に任せることで、ステーション全体の業務効率化を図ることができます。ここではレセプト請求業務以外の事務員の主な仕事をご紹介します。

■訪問看護師のスケジュール管理
各利用者の訪問予定だけでなく、訪問看護師の当日のスケジュールを確認しておくことも事務員の大事な業務の一つです。スケジュールを事務員が管理することで緊急対応がある場合にどの看護師が対応できるかの調整をすぐに行うことができます。最近ではテレワークを導入している訪問看護ステーションも増えてきたため、スケジュールの把握はより重要性を増してきています。

■書類や情報管理
訪問看護では計画書、報告書、保険情報、訪問看護指示書など、必要な書類や情報がたくさんあります。スタッフが作成した書類がきちんとそろっているのか、保険情報や訪問看護指示書など、必要な情報に漏れがないかを確認したり、スタッフに伝えたり、主治医へ訪問看護指示書の依頼をしたりすることも事務員の大切な仕事です。

■利用者、新規相談の電話対応
訪問看護ステーションでは、病院と比較して電話対応が多くなります。相手は利用者であったり、ケアマネージャーであったり、地域連携室の相談員であったり、病院の看護師であったりと様々な相手と電話でやり取りをします。そういった訪問看護ステーションにかかってくる電話対応も事務員の仕事となります。もちろん、管理者や看護師にしかわからない内容もあると思いますが、ステーションにかかってくる電話には、セールスや勧誘もあります。このような電話は、忙しく業務をしている時にかかってくると煩わしいと感じてしまうこともあるものです。こういった電話の対応を事務員が行うことで管理者や訪問看護スタッフが不要な電話の対応をすることがなくなり業務効率を上げることに繋がります。

■物品の管理
訪問看護では消耗品も多く、定期的な物品の購入が必要です。こういった備品の管理も事務員が行うことが多いでしょう。物品数を常に確認し、必要物品の欠品に気づけないというトラブルを防ぐことができます。

訪問看護ステーションで事務員の求人を出す際に、給与額をいくらに設定するかは経営者にとって悩ましいポイントです。人件費は会社にとって固定費となりますので、できれば低く抑えたいと考えている方もいらっしゃると思いますが、一般的な事務職の平均相場は20～25万円／月額で設定されているところが多く、パートやアルバイトの場合は、時給981円で設定しているところが多いようです。給与は地域によっても平均金額が異なるため、給与額を設定する際は同じ地域の求人情報などを参考に金額を決めるのも良いでしょう。

（参考：求人ボックス 給料ナビ）

訪問看護の事務員の採用には、資格が必要と思われがちですが、訪問看護の事務員に資格は必要ありません。しかし、医療保険と介護保険を取り扱っている訪問看護では医療事務や介護事務があると対応できる幅が広がるので、採用する際は経験に注目するのも良いでしょう。訪問看護スタッフや管理者の仕事がスムーズに進むよう、サポートすることが事務員の大きな役割です。一つ一つ意欲をもって吸収し業務に取り組んでもらえるか、という点を考慮すると、長く一緒に働くことができる事務員を採用することができるでしょう。

また、今の時代、テレワークを希望する方も多くいらっしゃると思います。幅広いニーズに応えるためにも事務員もテレワークができる環境づくりが大切です。訪問看護の事務員は、「ステーションに出勤しなければ利用者情報がない」「ステーションでしかレセプト業務ができない」ため、訪問スタッフは直行直帰の中、事務員だけ出勤しているステーションもいるのではないでしょうか。通常、記録書、指示書、保険証のコピーがステーションにあり、レセプトソフトがステーションのパソコンでしかレセプト業務ができないこともよくあります。事務スタッフもテレワークができる事をステーションの強みとして求人掲載に記載しておくこともおすすめです。

先に述べたように、事務員を採用すると多くのメリットがあります。しかし、事務員を採用したい、と思っても訪問看護のレセプト請求経験のある方を採用することは難しいでしょう。そこで、『iBow』では訪問看護の複雑なレセプト請求業務をお手伝いする『iBow事務管理代行サービス』を提供しています。

利用者や関連機関との電話対応など細かな事務作業はステーション内で対応が必要になります。しかし、ステーションスタッフ以外でも行える業務（レセプト請求に必要な情報の記録確認など）を『iBow事務管理代行サービス』がお手伝いすることで業務効率を行い、看護業務や経営管理、営業活動など本来の業務に専念する『時間』を創ります。事務作業のアウトソーシングとステーション内業務の分業で効率化を図り、本来の業務に専念できる『時間』を創ることで訪問時間が増え、売り上げUPや残業時間のコスト削減など経営改善に役立ちます。

（※本サービスは、『訪問看護専用電子カルテiBow』のご契約者限定サービスとなります）

今回は訪問看護ステーションの事務員採用を考えている経営者の方に向けて、訪問看護ステーションでの事務員の仕事内容についてお伝えしました。

事務員を採用することで、看護師は看護業務に集中でき、その他の業務の負担を減らすことできます。事務員は、レセプト請求業務だけでなく、各看護師の1日のスケジュール確認や電話対応をすることで、訪問看護ステーションの円滑な運営の手助けをしてくれます。また、事務員の採用以外でも、弊社が提供する『iBow事務管理代行サービス』を検討してみて良いかもしれません。

興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。