訪問看護のテレワーク導入に便利なツールとは？（訪問看護のテレワーク３）

「テレワーク導入のメリットとテレワークに適した訪問看護の業務とは？」の記事では、訪問看護でのテレワークの基礎知識について、「テレワークがコミュニケーション不足に陥りやすい原因と対策とは？」では、訪問看護でテレワークを導入する際の課題についてご紹介しました。

コロナ禍の中、感染防止のために訪問看護でもテレワークの導入が進み、『よし！うちもテレワークを導入するぞ！』と決めても、事前の準備が不十分でかけ声倒れになってしまうこともあります。テレワークを成功させるためには、導入前の準備が必要です。テレワーク導入に向けて何を準備したらよいかと悩んでいる方向けて”テレワークに便利なツール”についてご紹介します。

テレワーク導入を進めるには、インターネット環境下で使用できるツールを活用すると効果的です。どのツールが適しているかはそれぞれ異なるため、ステーションの状況にあわせて選びましょう。適切なツールを選んできちんと活用できれば、訪問看護でもストレスなく安全にテレワークを行うことができます。

▼WEB会議用ツール
ステーション以外でもスタッフ同士がお互い顔を見ながら申し送りやカンファレンスを行うために便利なテレビ電話ができるツールです。カメラとマイクを使い、1対1での会話だけでなく、複数人で同時に打ち合わせすることもできます。電話やメールだけでは伝えきれない内容をやり取りするのに最適です。コロナ禍の中でセミナーや会議の参加のためにZoomを使っているステーションも2020年以降多くなってきています。また、iPad/iPhoneのFaceTimeを使用すれば最大32名までのテレビ電話を行うことができるので申送りやカンファレンスに便利です。

▼コミュニケーションツール
スピーディーなやりとりができるコミュニケーションツールはスタッフ間のコミュニケーション不足の解消に便利なチャット機能のツールです。「Microsoft Teams(Microsoft 365)」「Chatwork」「LINE WORKS」など職場だけのビジネス用チャットを活用し情報漏洩が起こらない環境を作ることでスタッフも安心して円滑なコミュニケーションをとることができます。

▼情報共有ツール
事務所に居なくても必要な書類や情報を確認できる情報共有ツールは必要なファイルをみんなで編集・確認できるクラウド型のファイル保管ができる便利なツールです。情報共有ツールを導入すると、必要な書類や情報を各自で探し出して作業を進められるため、書類の受け渡しに時間をかけずに済みます。オンラインで共同作業できるツールは、複数メンバーで同時に作業することも可能です。チャットツールなどの活用で、メンバー同士のやりとりも簡素化できるでしょう。

▼訪問看護記録書作成ツール
事務所以外でも報告書や計画書などの記録作成できる訪問看護記録書作成ツールは書類作成をタブレットやスマホでも作成できるので訪問看護でテレワークを行うためには必ず必要な便利ツールです。タブレット型で持ち運びができれば記録書の作成だけでなく、利用者様の情報をいつでも確認できるのでオンコール時にも便利です。

テレワーク導入でツールを使用する際にはパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスに対応しているため、どんな人でもアクセスがしやすいことや、端末の紛失による情報流出の可能性があるというのも不安要素です。ツールを選ぶときには次のポイントを確認してみてください。

▼ポイント①クラウド型システム 
ツールを選ぶ際にはクラウド型のシステム（アプリケーション）がおすすめです。システムには、大きく分けてパッケージ型（設置型）とクラウド型の２種類があります。パッケージ型（設置型）は、自ステーションでサーバーを保有するため、使用できる場所に制限がかかる場合があります。そのため、せっかく導入しても事務所にいないとアクセスできない、などの制限があれば円滑にテレワークを行うことはできません。クラウド型はサーバーの専門知識がなくてもすぐに始めることができ、常に最新版を利用することができます。また、インターネットに繋がっているパソコンやタブレットがあれば、どこからでも使うことができます。

▼ポイント②セキュリティ
利用者の個人情報を多数取り扱うため、強固なセキュリティ対策は必須条件です。万が一、ソフトをインストールしたPCやタブレットを紛失した場合でも落とした端末から情報漏洩しないか？といった点までしっかり確認しましょう。

▼ポイント③スタッフ全員が活用できる
テレワークに必要なツールを導入してもスタッフが使用できないものであれば円滑なテレワークの運用はできません。訪問看護の書類作成や情報共有、訪問記録以外の電話対応履歴などステーション以外でも出勤しているのと同じ状況で働けるツールを選びましょう。

また、訪問スタッフだけでなく、事務員もテレワークができる環境づくりが大切です。訪問看護の事務員は、「ステーションに出勤しなければ利用者情報がない」「ステーションでしかレセプト業務ができない」ため、訪問スタッフは直行直帰の中、事務員だけ出勤しているステーションもいるのではないでしょうか。通常、記録書、指示書、保険証のコピーがステーションにあり、そしてレセプトソフトがステーションのパソコンでしかレセプト業務ができないこともよくあります。事務スタッフもテレワークができるツールを選ぶことでステーション全体の感染対策にもつながります。

 　▼ テレワークで大活躍！iBow イチオシポイント ①安全のセキュリティ　
iBowは「電子カルテの3原則」と政府が定める「3省2ガイドライン」を遵守した、訪問看護専用の電子カルテです。iBowで撮影した利用者様の写真はiPadやiPhoneの端末には残りません。全てクラウド上で保管されるため、万が一、端末を置き忘れても安心です。

・『医療情報を取り扱う情報システム・サービスの提供事業者における安全管理ガイドライン』(総務省・経済産業省)

・『医療情報システムの安全管理に関するガイドライン』(厚生労働省)

   ▼ テレワークで大活躍！iBow イチオシポイント  ②簡単な情報共有    
システムによってはタブレットで確認できる情報に制限が掛かっているシステムもありますが、iBowは看護記録だけでなく、すべての情報をいつでも安全に見ることができます。写真の共有も簡単にできるので、電話だけでは伝わりにくい症状なども写真で共有が簡単です。また、訪問看護記録書や月次報告書などの制度上必要な帳票類だけでなく、電話対応などの細かな情報までしっかり記録に残すことが可能です。iBowはクラウド型システムなので、場所を選ばず最新情報をタイムリーに確認することができます。さらに、メンバー全員が把握すべき重要な情報は「未読情報」として各メンバーに通知され、確認漏れを未然に防ぐ機能を搭載しています。
＞iBowの活用法を詳しく見る

    ▼テレワークで大活躍！iBow イチオシポイント ③iBowと連携したiBowレセプト     
iBowレセプトはレセプト請求の実績確定もiPadで行うことができるので訪問スタッフだけでなく、事務員のテレワークも可能です。訪問看護記録書Ⅱを作成することで、自動的にレセプト情報として訪問実績が反映されるため、「記録書と実績の突合」「予実管理」「指示書確認」「保険書確認」の業務がなくなり、いままで月初に集中して行われていた情報収集作業や、何度も行う多重の確認業務を大きく削減することもできるので事務員のテレワークと共に業務効率化を図ることもできます。
＞iBowレセプトを詳しく見る

滞りなくテレワークを進めるには、インターネット環境下で使用できるツールを活用することが効果的です。テレワークを行うにあたり様々なツールがありますが、次の3つをポイントにステーションに合ったツールを選んでください。

①いつでも・どこでも使える（クラウド型）
②安全のセキュリティ
③スタッフが活用できる

今回は 訪問看護のテレワークに便利なツール についてご紹介しました。柔軟な働き方が求められている今、コロナ禍の感染対策を機会に「訪問看護のテレワーク」で新しい働き方を始めませんか。
引き続きiBowのお役立ち情報をチェックしてくださいね。

【訪問看護のテレワークシリーズ】
〇テレワーク導入のメリットとテレワークに適した訪問看護の業務とは？（訪問看護のテレワーク１）
〇テレワークがコミュニケーション不足に陥りやすい原因と対策とは？（訪問看護のテレワーク２）
〇訪問看護のテレワークに便利なツールとは？（訪問看護のテレワーク３）