【2024年度からついに義務化！】訪問看護でのBCP対策ポイントまとめ！

2024年度の報酬改定により、訪問看護ステーションにおけるBCP（事業継続計画）の策定が義務化されることが決まりました。BCPは、緊急事態においてもサービスを継続するための計画であり、策定を行わないステーションには介護報酬の減算措置が適用されることとなります。本記事では、BCPの概要とその策定に向けた重要なポイントについて詳しく解説します。 

BCPは「Business Continuity Plan」の頭文字をとってできた言葉で、日本語では「業務継続計画」とよばれています。災害などの緊急事態が発生した際は、普段通りに業務を遂行することが難しくなる場合が多いでしょう。BCPはそのような状況を想定し、業務への支障を最小限に抑えること、また支障を来した場合でも優先業務から順に実施できるよう対策をまとめた計画書です。その内容は、単なる防災対策ではなく緊急事態発生時にも事業を継続するための具体的な行動計画である必要があります。

日本では、東日本大震災をはじめとする震災や天気による災害、また近年でいえば新型コロナウイルスの流行など、事業の継続に大きな損害を与える事象が続いていることを受け、業務継続計画(BCP)の重要性が注目されています。

訪問看護ステーション内では様々なマニュアルが用意されていると思います。その中でも、災害マニュアルと今回のテーマである業務継続計画(BCP)の違いについて簡単にまとめておきます。

業務継続計画(BCP)は看護業界においても重要となってきます。業務継続計画(BCP)は自然災害や感染症パンデミックなど、緊急時においても事業を継続するための指標となるからです。また、2024年度の報酬改定において業務継続計画(BCP)未策定事業所に対して減算が導入されたことからも、その重要性が伺えます。業務継続計画(BCP)については研修・策定それぞれ2024年度中の対応が必須です。今回の記事を参考に策定を進めていきましょう。次項から業務継続計画(BCP)と策定のポイントについて詳しく解説していきます。

サービスの継続

訪問看護における業務継続計画(BCP)の一番の目的は、やはり事業の継続となります。災害などが起きて事業の縮小や閉鎖を余儀なくされる場合であっても、利用者は常に看護ケアを必要としています。利用者の命を守るために、医療や看護を滞りなく提供できるよう事前に備えるために業務継続計画(BCP)をしっかりと策定しておきましょう。

被害の緩和

災害等による事業者への影響、ひいては利用者への影響を最小限度に留める目的においてもBCPが必要となります。大規模な自然災害は、訪問看護の経営に直接的な影響を及ぼす可能性があります。そのため、できる限り被害を緩和するための手段を計画しておくことが必要不可欠です。

スタッフの安全確保

災害時などに業務の継続を図る場合、スタッフへも負担がかかります。長時間に渡る勤務や過酷な環境下での業務発生が予測され、身体的にも精神的にも負担が強くなってしまうことでしょう。BCPではスタッフの安全確保にも目を向ける必要があります。過重労働やメンタルヘルスへの適切な処置を講じる必要があるでしょう。

関係者からの信頼を高める

BCPは緊急事態への備えだけでなく、関係者や関係機関からの信頼を高める目的もあります。BCPを策定しているという事実は、リスク管理を評価する上で一つの指標となります。そのため、訪問看護ステーションとして関係者からの信頼を高めることに繋がります。訪問看護ステーションの経営や運営において、関係者からの信頼が重要であることはいうまでもないでしょう。

では、BCPはどのように策定すればよいのでしょうか。ここからはBCP策定のポイントをプロセスに沿って紹介します。

訪問看護ステーションのBCP策定プロセスは準備段階含めて以下の5つです。やみくもにBCPを策定しても、有事の際に機能しない・誰も実行できないなどBCP策定の意味がなくなってしまうためしっかりとプロセスを理解してBCPを策定していきましょう。次の項から各項目の詳細について解説します。

繰り返しになりますが、BCP策定に取り掛かる際、やみくもに着手してはいけません。訪問看護事業所の現状を把握した上で緊急時に備えて何が不足しているのか、不足を補うためにはどのように対策すべきかを文章化していきます。後述しますが、BCPは1度作成して完成ではありません。定期的に見直し、改善させていくものです。では、訪問看護事業所で現状把握しておきたい項目はどんなものがあるのでしょうか。BCP策定する前に現状把握しておきたい項目を大きく4つに分けて説明していきます。

事業所の状況

自然災害の発生など緊急時に対する現在の防災・備蓄といった準備状況を整理しましょう。有事の際に必要となりそうなものがなければそれは準備し、同時に必要な物品や衛生用品等が無い場合の対策についてBCP策定時に記載しておきます。

目的設定

自然災害の発生など緊急時に対する現在の防災・備蓄といった準備状況を整理しましょう。有事の際に必要となりそうなものがなければそれは準備し、同時に必要な物品や衛生用品等が無い場合の対策についてBCP策定時に記載しておきます。

対策についてBCP策定時に記載しておきます。

スタッフの状況

名前や役職、自宅住所の他に自宅から職場までの距離や移動時間・移動手段、災害等の有事の際の出勤可否などを把握しまとめておきましょう。これらの情報については職員との面談やアンケート等で確認すると良いでしょう。出勤可否などの情報が事前にわかっていれば有事の際にどの程度の職員が集まれるのかも想定して対策を立てることができます。

例

日々の業務

訪問業務だけでなく、レセプト請求作業やその他、事務業務なども含めたすべての業務の棚卸しをします。これもSTEP2で重要な業務とリスクの洗い出しをする際に必要な情報となります。現状を把握しておくことで重要な業務とそうではないものの振り分けや、想定されるリスクの洗い出しがスムーズになります。

例

過去の災害状況

過去発生した、地震や台風などの自然災害時の記録などを確認・分析することで災害が起きた際、どの程度の被害状況になるのか、ある程度予測ができます。また、リスク発生の頻度や影響度の洗い出しがスムーズになります。この時、過去だけを確認するのではなく、自治体から発表されている最新のハザードマップなども確認しておきましょう。また、訪問看護ステーションのある地域だけでなく被災地域の情報も確認しておきましょう。特に、今まで大きな被害に遭わなかった地域にある訪問看護ステーションでは、災害発生時の状況をイメージし辛い可能性もあるため、被災地域の情報を確認しておきましょう。このように過去の災害発生時の状況を確認しておけば備蓄状況は十分か、不足しているものはないかなどの目安にもできます。

まず、BCP策定における目的を明確にする必要があります。目的とは、どんな訪問看護ステーションを目指しているのか、訪問看護ステーションの経営理念にあたります。そして基本方針はどのようにして目的(訪問看護ステーションの経営理念)を達成させていくのかといった考え方・手段のことを指します。目的設定をする際は訪問看護ステーションの経営理念や基本方針を基に、「何を守るべきか」を考えましょう。有事の際、利用者への途切れない訪問看護を提供することも大事ですが、まずは訪問看護を提供するスタッフの安全確保を優先していきましょう。まずスタッフを守ることが結果として途切れない訪問看護のサービス提供が可能になるのです。

業務の優先順位の整理

続いて、事前に抽出した日々の業務の中から訪問看護ステーションにとって最も重要な業務(=中核業務)を明らかにしましょう。その際、人手や物資といったリソースが平常時と比較し極めて少ない状態であっても優先すべき業務は何か、ということを考えるとわかりやすいです。

想定されるリスクの整理

中核業務を明確にできたら、次は想定されるリスクを全てピックアップします。また、それらのリスクが訪問看護ステーションの運営にどのような影響を与えるのかということまで考えておきましょう。この時、事前に確認しておいた周辺地域の過去の災害状況で発生した・発生する可能性があったリスクも書き出しましょう。

参考：BCP 策定の手引き　在宅医療を提供する入院医療機関編 厚生労働省医政局事業在宅医療の災害時における医療提供体制強化支援事業 専門家委員会

リスクの評価（分析）

リスクの評価では、特定されたリスクの発生頻度とそれが事業に与える影響を分析します。評価には定性的および定量的なアプローチがあります。

リスクの計算

リスクの計算は、一般的にリスクの発生頻度（Likelihood）と影響度（Impact）の組み合わせで行います。このとき、リスクの数値化には「リスクスコア」を用います。また、リスクスコアは発生頻度×影響度で算出します。このとき、発生頻度・影響度はリスクの評価(分析)で評価した内容を基にしてそれぞれの数値を算定します。訪問看護の場合、影響度は脆弱性と解説されている場合もあります。ここでいう脆弱性とは災害発生時の対策レベルを指します。全く対策できていないあるいはわからないといった場合、評価は4となります。以下の評価例を参考にリスクスコアを出してみましょう。

評価例

リスクの順位付け

ピックアップした全てのリスクを網羅するのは困難な場面もあるため、考えられるリスクの一つ一つについて発生確率と影響度を考え、優先順位をつけましょう。

引用：BCP 策定の手引き　在宅医療を提供する入院医療機関編 厚生労働省医政局事業在宅医療の災害時における医療提供体制強化支援事業 専門家委員会

リスク対応策の策定

リスクの優先順位に基づいて、リスクを回避、軽減、受容、または移転するための対応策を策定します。

• 連絡先を整理しておく 
• 必要な物資を整理しておく 
• 上記を組織全体で共有しておく 

災害への迅速な対応には、緊急時における情報収集・共有体制や情報伝達方法を構築しておく必要があります。そのためには、全体の指揮監督を担うリーダーと各業務の担当者を決めておくことが重要です。「誰が何をするか」をできる限り細かく決めておくと、実際の場面での動き出しがスムーズになります。また、災害時に必要となる連絡先の整理や、必要物資の備蓄も行います。そして、それらの計画内容を組織全体で共有しておくことが何よりも重要です。全スタッフが共通理解できるようにしておきましょう。 

続いて、BCP策定時の注意点も紹介します。 

最初から完璧を目指すことは難しい

BCPにおいては、最初から完璧を目指すことは難しいことでしょう。不意に発生する全ての緊急事態を想定した計画を立案することは現実的には難しく、実際に災害等が発生してみて初めて気が付くこともあります。ステーションの事業継続のために必要な事項から優先順位をつけて取り組み、試行錯誤を重ねていくことでより良いBCPを作っていくことが理想的です。 

BCM(Business Continuity Management)=事業継続マネジメントを行う

BCPの活用を組織に浸透させるための勉強会や研修などの取り組みをまとめてBCMとよびます。BCPは立案しただけでは実効性があるとはいえません。利用者への看護計画と同じように、BCPもBCMを通して定期的に見直しや修正を行うことが重要です。シミュレーションを行う際には、災害の種類や程度、事業への影響などを細かく設定し、リアリティをもって行うことをおすすめします。

ここまで、BCPとは何か、なぜ必要なのか、BCP策定プロセス・注意点について解説していきました。BCP策定時に使用するテンプレートは特段指定がありません。そのため、実際にBCPを策定しようとしたときにどのような形式にまとめて、どのように書いていけばよいか悩んでしまうことあるかもしれません。厚生労働省や全国訪問看護事業協会ではBCP策定時のテンプレートがダウンロードできるようになっています。また、例文の記載もあるのでBCP策定に困ったときにも役立ちます。各所で用意されているテンプレートは下記よりそれぞれダウンロード可能となっているので、ぜひ活用してみてください。 

厚生労働省 

・介護施設・事業所における業務継続計画（ＢＣＰ）作成支援に関する研修

・例示入り(令和5年度) 感染症ひな型(訪問系)

・例示入り(令和5年度)自然災害ひな型(共通)

一般社団法人全国訪問看護事業協会 

・BCP（業務継続計画）策定について

・自然災害発生時における業務継続計画ひな型

・新型コロナウイルス感染症における業務継続計画ひな型

BCP（事業継続計画）は策定しただけでは意味がありません。緊急事態に直面した際、確実に機能させるためには、定期的な見直しと更新が必要です。施設や事業所の環境は常に変化し、新しいリスクが発生することも考えられます。そのため、BCPは施設の存続期間中、継続的に改善していくべき活動であり、職員一人ひとりがそれに対する理解を深め、積極的に研修の受講や訓練に参加することが重要です。

また、BCPの有効性を高めるためには、定期的な研修や訓練を実施し、職員全体のリスク意識を高めることが欠かせません。研修や訓練を通じて、実際の緊急事態に備えた準備が整い、BCPが機能するかどうかを確認することができます。さらに、こうした取り組みがチームワークの向上にもつながり、いざという時の迅速かつ適切な対応が可能になります。

災害時には停電などにより電話が使えなくなる可能性があります。日本では業務連絡の手段として電話が比較的重要な位置を占めていますが、緊急事態へ迅速に対応するためは、インターネット環境による連絡手段を活用する必要があります。緊急時にも事業の継続、途切れた場合は早期の復旧を目指すためにおすすめしたいのが、訪問看護専用電子カルテ『iBow』です。災害時に便利なiBowの特徴を3つ紹介します。

利用者のデータが安全に守られる

日々の利用者情報はクラウド（インターネット上の保管場所）に保管され、端末にデータを残すこともないため、万が一、タブレットやパソコンなどの端末が紛失や破損した場合でもデータはインターネット上で守られています。さらにiBowは日本国内、複数箇所でデータを保管しているのでより安全にデータを管理することが可能です。

緊急時の様々な状況に対応できる

緊急時の対応を一人でする場合、初めて訪問する利用者へのケアに不安を感じる方もいるでしょう。そこで、タブレットからマニュアルや手順書を確認できると安心です。iBowはステーション内のマニュアルだけでなく利用者ごとのケアマニュアルも全て管理できるので緊急時にも安心してケアを行うことが可能です。

緊急時の訪問順番をすぐに確認

緊急時には利用者状況によって優先順位を判断し、効率的な訪問トリアージを行うことが大切です。iBowは「グループ機能」を使って、人工呼吸器使用の方、独居の方など利用者状況別に分けることができます。そのため、いざという時にどの利用者を優先的に対応すればよいかが一目でわかるので訪問トリアージに役立てることが可能です。

このようにiBowには緊急時にも訪問看護事業を継続できる様々な機能が搭載されています。もちろん、緊急時以外の日常業務でも効率よく訪問看護を提供できる仕様になっているので、ぜひiBowの使用感をデモンストレーションで体験してみてください。

• 職員にも避難指示
• 泥にまみれた紙カルテ
• 被災で失った利用者情報

被災した訪問看護ステーション管理者様の実体験。被災時、被災後の様子をありのままにお話しいただきました。インタビューの詳細はこちらからご覧ください。

研修を受けていない場合、介護報酬の減算や診療報酬における管理療養費の返還など、重大なリスクが発生します。具体的には、2024年度の介護報酬改定により、2025年3月31日までに研修・訓練が未実施だった場合、所定単位数の1％が減算されることが決定されています。また、診療報酬においても、業務継続計画（BCP）の策定および研修・訓練の実施が、訪問看護管理療養費の要件となっており、未実施が指摘された場合、2024年6月1日分以降の管理療養費を返還する義務が生じる可能性があります。このような法定研修の未実施は、事業の収益に大きな影響を及ぼしかねません。

しかし、日々の訪問業務や事務作業に追われる中で、これらの法定研修を計画的に実施し、全スタッフに受講させることは非常に困難です。スタッフのスケジュール調整、研修の準備、実施後の報告といった一連のプロセスには手間と時間がかかり、特に人手不足の現場では大きな負担となっています。
 

このような課題を解決するために、iBowの法定研修サービスをお勧めします。iBowのサービスでは、オンラインでの研修受講を可能にするため、訪問看護スタッフが日々の業務に支障をきたすことなく、スキマ時間を活用して法定研修を受けられます。また、iBowのサービスは単に研修の受講を支援するだけではなく、研修の実施状況を管理することも可能です。研修の進捗状況や未受講者の把握、受講履歴の管理など、面倒な管理作業をシステム上で一元化することができ、管理者の負担を大幅に軽減します。 

iBowの法定研修サービスを活用することで、訪問看護事業者は法令に基づいた研修を効率的に行い、介護報酬の減算や管理療養費の返還といったリスクを回避しつつ、正しいステーション運営を実現することができます。

今回の記事では、訪問看護におけるBCPについて、その必要性や策定方法、運用の注意点についてお伝えしました。訪問看護ステーションが、災害などの緊急事態時であっても機能し続けられるか否かはBCPにかかっているといっても過言ではないでしょう。今回の記事を参考にBCP策定を行い、周知や研修を通してスタッフへの浸透を図りましょう。 

 訪問看護の事業開始を考えている方は事業計画書についてのこちらの記事も参考にしてみてください。 

＞　訪問看護の開設時に知っておきたい事業計画の基本！