訪問看護の労務管理４～勤怠管理とは？勤怠で管理しなければいけない項目とその方法～

前回の記事では「就業規則」について説明しました。
前回記事≫　訪問看護の労務管理３〜訪問看護で就業規則は必要？就業規則の基礎と記載内容〜

事業を運営していく中で、働く環境を整えるためには会社のルールだけでなく、もスタッフの勤怠管理も必要になります。

2019年4月の働き方改革関連法施行から、テレワークやフレックスタイム制の導入、昨年からは時差出勤と働く環境が大きく変化し、勤怠管理の重要性はますます高まっています。訪問看護の業界でも適正な勤怠管理をすることが、今後の事業の発展にも大きな影響を与えるのは間違いありません。

この記事では訪問看護の経営者に向けて、なぜ勤怠管理が必要なのか、適正な勤怠管理をするメリットをお伝えしていきます。

勤怠管理とは、出勤時刻や退勤時刻、有給休暇取得の状況など従業員の就業状況を企業が適正に把握、管理することです。「なぜ、勤怠管理をする必要があるのか」ですが、3つの理由が挙げられます。

続いて、勤怠管理において、管理すべき勤怠項目です。こちらは、働き方改革関連法で定められており、大きく下記の8項目あります。

【管理すべき項目】

・出勤時間、退勤時間
・実働時間
・時間外労働時間（残業時間）とその区分（法定内残業・法定外残業）
・深夜労働時間
・休日の労働時間とその区分（法定内・法定外）
・出勤日数、欠勤日数
・有給休暇の取得日数と残りの日数
・振替休日の取得実績

これらの勤怠情報を管理することは、従業員の過重労働や特定の従業員への負担が大きくなっているなどの状況の把握をすることができます。

勤怠管理と一言で言っても、管理方法はアナログな方法から、デジタルな方法まで様々あり、代表的なもので3つの方法があります。どの方法にも、メリットとデメリットがあるため、自社の訪問看護ステーションに合った方法を見つけていただければと思います。

①タイムカード
タイムカード管理は、カードレコーダーを設置し、従業員がレコーダーに打刻用シートを通すことで出退勤の時刻を管理する方法です。打刻用シートへの打刻が自動で行われます。

　メリット　

・カードを差し込むだけなので、簡単でわかりやすい
・導入コストが低い

カードレコーダーの設置と打刻用シートを導入するだけなので、非常に簡単に初期投資も安価で設置することが簡単です。
また、従業員もカードをレコーダーに差し込むだけなので、直感的に簡単でわかりやすいのが特徴です。

　 デメリット　

・月に1度の転記などの集計作業が大変
・休日や残業時間の細かい管理ができない
・レコーダーを設置している場所に行く必要がある

集計の担当者が打刻用のシートを月に1度の転記の際に転記ミスが発生する可能性があります。この転記ミスの可能性は従業員が増えれば増えるほど大きくなります。タイムカードでは、打刻は始業時刻と終業時刻しかできないものが多く、休日や残業時間の日々の確認など細かな確認ができません。訪問看護のような直行直帰の多い仕事でも、毎日レコーダーのある訪問看護ステーションに出勤しなければならなくなり、移動時間が余分にかかってしまったり、感染症対策の観点でもリスクを上げてしまうことになります。

②Excel
Excel管理は、Excelのセルに事前に数式を入力しておくことで、日々の就業時間や残業時間、1ヶ月間のそれらの合計を集計する方法です。

　メリット　　

・低コストで導入可能
・自動で就業時間や残業時間の集計可能

Excelの勤怠管理の数式はインターネット上に公開されているものもあり、低コストで導入が可能です。独自で集計したいデータの数式を作ることで、多くの部分を自動化することができます。

　 デメリット　　

・入力ミスによる計算エラーの発生
・誤操作による数式の消去
・法改正のたびに数式の確認が必要

Excelでの勤怠管理でよく起こるのが、全角数字と半角数字の入力ミスや、数式を誤って削除してしまうことがあります。この場合は、入力形式の修正、数式の再設定が必要になります。また、近年、働き方改革推進の影響もあり勤怠管理についての法改正が行われることがあります。法改正があると、数式が改正後の法律を満たしているかの確認が必要になります。

③クラウドサービス
クラウドサービス管理は、クラウド上のシステムを利用して就業時間などの勤怠データを管理する方法です。近年、クラウドサービスでの勤怠管理をする企業が増えてきています。

　メリット　　

・リアルタイムでの勤怠管理が可能
・スマートフォン、タブレットなどのモバイル機器で簡単に入力できる
・給与計算ミスを防止
・超過労働に対してアラート機能で通知可能
・法改正の対応が自動でできる

スマートフォンやタブレットなど、普段から持ち運ぶもので出退勤の打刻が可能で、勤怠データはリアルタイムに集計され、リアルタイムでの勤怠管理が可能になります。スマートフォンやタブレットからその場で打刻ができるため、訪問看護のように場所が固定されずに働く方には便利です。出退勤の打刻から労働時間が自動で集計されるため、残業代、深夜手当などの計算も自動化され、給与計算のミスの防止にもつながります。労働時間データをリアルタイムで取得しているため、超過労働をしている従業員がいる場合は、その従業員にアラートで通知をすることも可能で、過負荷な業務の改善をすることもできます。法改正についても、システム開発の会社が対応をするため、自社での対応が不要になります。

　 デメリット　　

・導入コストが他と比べて高い

タイムカードやExcelの導入と比べると、システムを導入する費用やランニングコストが高くなる傾向があります。

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雇用形態や勤務形態によって、どこに注意をして勤怠管理を行う必要があるのかは異なるため、正確な勤怠データを把握することと、今後の見通しを立てて勤怠管理体制を確立することが大切です。

①正確な勤怠データの把握
パートや派遣社員など、勤務日数・勤務時間で給与が決まる雇用条件の場合は、より正確な勤務データの把握が必要になります。訪問看護の場合も、オンコールで出勤になることや、利用者の容態次第で休日出勤になることも多いので、正確な勤務管理をすることが大切です。また、パートやアルバイトを雇う場合には、所得税の対象となる「103万円の壁」や配偶者の扶養から外れる「130万円の壁」が存在します。これらは、各従業員に任せるのではなく、勤怠管理の責任者が責任を持って守れるようにするのが良いでしょう。

②今後の見通しを立てた勤怠管理体制の確立
現在は少人数でやっている訪問看護ステーションでは、タイムカードでの勤怠管理でも、集計の手間などは大きな負担にならないと思います。しかし、利用者が増え、看護師の人数も増えた場合にその対応を続けることができるのかなど、先の見通しを立てて勤怠管理の体制を検討することが大切です。

近年、長時間労働防止の観点から勤怠管理は厳密化され、客観的な勤怠データの把握が不可欠になっています。

勤怠管理をすることで、コンプライアンス遵守をしている企業として健全経営をアピールできたり、長時間労働の抑制につながり生産性の向上、ひいては利用者の満足度向上、それに加え、正確な勤怠データから適正に評価されるので看護師を始め従業員の方の満足度向上にもなります。その勤怠管理の方法は、タイムカード管理、Excel管理、クラウドサービス管理の方法があり、近年はリアルタイムで勤怠状況の把握ができるクラウドサービスを利用する方が増えています。

それぞれのメリット・デメリットがありますので、あなたの企業に合うものを選定してください！

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次回は、従業員の満足度を向上するために、企業として検討したい「福利厚生」についてお話しします。
≫次回記事　訪問看護の労務管理５〜福利厚生で従業員の満足度向上を目指す！知っておきたい福利厚生の基礎知識～
ぜひ、次回の記事もチェックしてください。

【訪問看護の労務管理シリーズ】
〇訪問看護の労務管理１～ 求職者はココを見る！求人掲載のポイント ～
〇訪問看護の労務管理２～ ステーションに合った人材を見極めよう！人材採用のコツ ～
〇訪問看護の労務管理３〜訪問看護で就業規則は必要？就業規則の基礎と記載内容
〇訪問看護の労務管理４～勤怠管理とは？勤怠で管理しなければいけない項目とその方法～
〇訪問看護の労務管理５〜福利厚生で従業員の満足度向上を目指す！知っておきたい福利厚生の基礎知識～
〇訪問看護の労務管理６～給与計算ってどうやるの？押さえておきたい給与の計算方法と注意点～
〇訪問看護の労務管理７～従業員が退職する時の手続きってどうするの？覚えておきたい会社側の退職手続き～