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訪問看護業務を見直してみませんか？ソフト導入による訪問看護のICT化を目指して
病院を含めた医療機関のほとんどは、パソコンを使用した電子カルテを導入しています。しかし訪問看護は、いまだに手書きによる運用を行っているステーションが多いのが現状です。今後、訪問看護の利用者の増加に伴い業務量の負担が増え、手書きでは追いつかなくなる可能性があります。業務量が増えることで訪問看護業務に専念できず、理想の看護が提供できないこともあるでしょう。訪問看護でICTを活用することにより業務効率が図れ、本来の看護に専念できる環境づくりに役立てます。
>【ICT初心者向け】ICTが訪問看護の現場に導入されると、どういったことが起きるのか？
今回は訪問看護におけるICTの現状と業務に役立つ訪問看護ソフトの種類、訪問看護のICT化で便利な機能についてご紹介します。
訪問看護のICT化の現状
訪問看護のICT化と言えばレセプト請求をイメージする方も多いのではないでしょうか。実際、訪問看護でのレセプト請求に関するICT化率は※90.9％と高く、多くのステーションがレセプト請求にソフトを使用しています。
（※書籍「訪問看護のためのICT」一般社団法人全国訪問看護事業協会 編集）
しかし日々の記録書に関してはICT化をしているステーションは少なく、2016年に実施された、日本福祉大学社会福祉学部「訪問看護ステーションの看護記録に関する実態調査」によると、パソコンによる記録が38.2％で、手書きが64.2%と半数以上となっています。
（※参考）訪問看護ステーションの看護記録に関する実態調査 2016 年 3 月日本福祉大学社会福祉学部 『日本福祉大学社会福祉論集』第 134 号
ステーションにおいて手書きで記録を行う理由の多くは、パソコン操作の不慣れです。しかし手書きのカルテは、記録の統一性がないため読みづらく、記載にも時間がかかります。また他の医療スタッフへの情報共有の難しさもあるため、今後、訪問看護によるICT化は必要となるでしょう。
訪問看護業務で活用できるソフトとは？
訪問看護師は、利用者のそばでケアを行うことが大半です。すべての業務をICT化することは難しいですが、レセプト請求・看護記録書作成・勤怠管理などは訪問看護ソフトの活用しICT化することができます。
レセプト請求ソフト
レセプトを作成するソフトウエアのことです。もともとレセプトの作成は、高度な知識と計算が求められる煩雑な作業でした。そのため、医療現場におけるICT化が始まってまもなく誕生したのがレセプトコンピューター（レセコン）です。複雑な計算と明細書の作成をコンピューターが行うことで、事務作業の削減を行います。
訪問看護記録ソフト
訪問看護では、訪問先ごとに観察項目や看護内容を記録していく必要があります。紙でも記録書作成はできますが、観察項目だけでも睡眠状況、食事量、服薬状況、排便状況など、何項目もあり、記入すべき項目が多いので、どうしても記入に時間を要してしまいます。また、記入者によって、同じ項目でも書き方や表現のばらつきが生じて、後を引き継いだ人が読んでも正確に把握できない、という事態もありえます。そこで、訪問看護記録ソフトを用いれば、あらかじめフォーマットを揃えたり、書き方を定型化できるところは選択肢から選べるようにしたり、過去の入力内容を参考にして記入を楽にしたり、書類作成の簡略化が図れます。そのうえ、記入方法が統一化されるので、引き継いだ人が状況の把握をしやすくなります。近年は、クラウドを活用したシステムが普及しているので、訪問看護ソフトを導入するとパソコンだけでなくタブレット端末でも記録を参照でき、利用者の記録の確認が訪問先でも可能です。さらにインターネットの利用で、ステーションだけでなく担当医師やケアマネージャー等、さまざまな医療従事者と情報共有がスムーズに行えます。
勤怠管理ソフト
勤怠管理ソフトは、従業員の業務時間や残業時間の管理、遅刻・早退・欠勤情報を集計するのに便利なソフトです。勤怠管理システムを活用すれば、従業員の出退勤や休暇などの記録を管理することができるので自社の労務管理体制を強化を図ることができます。
業務を効率化し、正しいレセプト請求ができる！iBowレセプト
レセプト請求で重要なのは正しく請求をすることです。しかし、介護事業所の指定取り消しは、「不正請求」「法令違反」「虚偽報告」の理由が70%近くを占めており、悪質な不正や違反以外にも、正しく請求が行われているか十分に確認できず、不正が無意識に行なわれていた可能性もあります。しかし請求業務は大変複雑なため、確認作業が大きな負担となり、他の業務がおろそかになる恐れがあります。
その点、iBowレセプトは利用者の訪問看護記録が実績と連動するため、今まで行っていた複雑な確認作業は不要です。確認作業の効率化が図れ、レセプト業務の負担を減らします。法改正にも対応しているため、今まで改定ごとに行っていた書類の見直しや記録の修正を行う必要がありません。業務の負担が減り、訪問看護業務に専念できるようになるのもメリットと言えるでしょう。またステーションごとに異なる自費の項目を自由に作成できるので、繰り返し入力の手間とミスによる誤請求を防ぎます。
正しい請求を行うために、「保険制度や加算について調べるのに時間がかかる」という方も多いのではないでしょうか。iBowのカスタマーサポートは訪問看護に関するあらゆることに精通したスペシャリストが揃っています。システムのことはもちろん、加算などの制度まで、皆様の疑問や不安を⼀緒に解決します。
訪問看護記録の簡略化！訪問看護専用電子カルテ『iBow』
iBowはテンプレートがあらかじめ作成されているので、看護記録入力が簡単です。訪問先でも記入できるため、記録にかかる時間の短縮ができます。また、テンプレートの使用により記録のスタイルが統一され、見やすくなるのもメリットです。タブレット端末に、パソコンと同じ画面を表示させる機能もあるため、移動中のちょっとした時間でも利用者の情報を確認できます。
iBowは日々の記録が各帳票と連動しており、データ上で整理されていることも大きな特徴です。そのため、帳票に転記する時間を短縮するだけでなく、転記ミスを防止します。その結果、管理者やスタッフの負担を軽減します。実際にソフトを導入した事業者から、「帳票作成と確認作業にかかる時間が大幅に短縮し業務が楽になった」という意見がありました。記録や利用者の情報を元に、統計データの作成も可能です。加算に必要な算定条件を満たしているかの確認がすぐに行えます。日々の記録だけでなく、カンファレンスやインシデントレポートなどさまざまな報告書の作成にも対応しているので、パソコンで管理ができます。
訪問看護の複雑な勤務管理にも活躍！訪問看護専用勤怠管理サービスiBow KINTAI
勤務表やスケジュールの作成を手書きで行うと、勤務形態に合わせて作成する必要があり、時間がかかります。また、タイムカードを使用している場合、事務所での管理になるため、直行直帰ができない、オンコール対応での管理が難しい、など訪問看護の複雑な勤務管理に悩んでいるステーションも多いのではないでしょうか。
iBow KINTAIなら、スタッフの出退勤や勤務状況を一括管理ができるため、勤怠の確認や勤務表がソフト内で作成できます。その日の出勤者と訪問スケジュールが連動しているため、日々のスケジュール作成も容易です。いつでもどこでもスタッフの勤務状況が確認できるので、打刻漏れの防止や、超過残業時間の把握も可能になります。打刻した時刻から残業時間、休日のオンコール出勤も含めた勤務時間の合計を自動で計算するので、給与計算もラクラクです。
また、自宅や訪問先から、iPhoneやiPadを使って出退勤打刻ができるので直行直帰やテレワークにも便利です。
＞ 訪問看護専用勤怠管理サービス「iBow KINTAI」について詳しくみる
まとめ
医療機関のほとんどは電子カルテを導入していますが、訪問看護では操作に不慣れなどの理由で、ステーションの半数以上が手書きによる運用を行っているのが現状です。今後は介護度や医療依存度が高い利用者の増加が予測されています。そのため、訪問看護記録の作成やレセプト請求等にかける膨大な時間の削減が課題です。また、医療従事者の勤務環境の改善の課題もあり、スタッフの勤務管理も経営者としては必要な業務となってきます。
このような課題解決には、訪問看護ソフトを導入が必須です。訪問看護ソフトを導入すると、業務の効率化を図り、訪問看護業務に専念できるようになるでしょう。しかし訪問看護ソフトは30種類以上あり、それぞれ特徴や利用料金が違うため、何を基準にして選べばいいか判断が難しいですよね。今回紹介したiBowでは、請求業務・訪問看護記録書作成・勤怠管理に関する課題にも対応しています。ステーションの課題解決にあったソフトを探している方は、一度、お問い合わせください。
