訪問看護ソフト・電子カルテを選ぶ際の7つのポイントまとめ比較

訪問看護ソフト・電子カルテを選ぶ際の7つのポイントまとめ比較

訪問看護の現場において雑多な業務の効率化を図るため、訪問看護ソフトや電子カルテの導入を検討しているステーションも増えてきているでしょう。しかし、いざ、導入しようと様々な訪問看護ソフト・電子カルテ会社のHPをチェックしても、何を基準にして選べばよいのか分からないと感じることもあるのではないでしょうか。導入する訪問看護ソフトや電子カルテは、ステーションが求める機能や用途によって異なります。そこで本記事では、訪問看護ソフト・電子カルテを選ぶ上で重要となる7つのポイントについてご紹介します。

目次

訪問看護ソフト・電子カルテの4つのメリット

ポイント①「セキュリティ」

利用者の個人情報を多数取り扱うため、強固なセキュリティ対策は必須条件 
万が一、ソフトをインストールしたPCやタブレットを紛失した場合でも落とした端末から情報漏洩しないか?といった点までしっかり確認しましょう。 
また、適切なクラウドシステムを選ぶことは災害対策にもつながります。

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訪問看護ソフト・電子カルテを活用する業務効率化など様々なメリットがあります。まずは訪問看護ソフト・電子カルテ導入のメリットを詳しく紹介します。

メリット①看護記録の作成・管理の効率化

利用者宅に訪問すると必ず、記録書の作成が必要になります。タブレットを活用できる訪問看護ソフトや電子カルテであれば利用者宅や訪問の空き時間に記録書を作成することもできるので業務効率を図り利用者のケアに専念することができます。また、多くの訪問看護ソフトや電子カルテは日々の記録が各帳票と連動しているので、転記の必要がなく、書類作成時間を大幅に削減します。

その他、訪問看護では、日々の記録書の他に計画書や報告書、看護サマリー、利用者の基礎情報、保険情報、指示書など様々な情報の管理が必要になります。これらは個人情報に関わる書類のため、管理も疎かにはできません。個人情報は「鍵のかかるロッカーに保管」が基本ですが、オンコールの対応や利用者宅で情報が必要になった時にすぐに情報が確認できないと業務に支障をきたします。正しく情報の保管ができて、いつでも情報の閲覧ができ、記録書紛失の心配もない環境で業務を行うためにも訪問看護ソフトや電子カルテは効果的です。

メリット②請求業務の効率化

ステーションには、事務員がおらず看護師スタッフが請求業務を行うステーションも多いでしょう。通常の訪問看護業務に加えて、請求業務を行うことで多忙になってしまうこともありますが、時間外労働や人手不足により、訪問看護の質が落ちてしまうのは避けなければなりません。請求業務もできる訪問看護ソフトや電子カルテを利用すれば記録書の管理がすぐにできるので実績や加算の取り漏れの確認が簡単にできます。

メリット③経営判断の向上

訪問看護ステーションを経営していくためには、スタッフのスキルや訪問状況、利益や売上など、様々な視点から判断していく必要があります。訪問看護ソフトによっては、ステーションの稼働率や利益率、請求状況、これまでの売上などを一括で確認できるものもあります。それらの情報を元に、業務の効率化や売上向上を目指して、今後の経営戦略を考えられるでしょう。

メリット④直行直帰・在宅ワークなど、多様な働き方の実現

訪問看護ソフトや電子カルテなどのシステムを導入していないステーションでは、紙のカルテや報告書などの作成や利用者の情報収集のために、必ずステーションに出勤する必要があります。しかし、訪問看護ソフトを導入することで、ステーションに行かずとも情報確認や管理、記録書の作成が可能となり、直行直帰や在宅ワークのような多様な働き方が実現できます。このように、移動時間の短縮やワークライフバランスが整った環境で、効率よく訪問看護の業務が行えることは訪問看護ソフトや電子カルテ導入のメリットです。

訪問看護ソフト・電子カルテを選定する上で重要な7つのポイント

先ほど、訪問看護ソフト・電子カルテ導入のメリットについて紹介しました。次は、実際導入を検討する上でどのステーションも必ず押さえていただきたい重要なポイントを7つ紹介します。

ポイント①「セキュリティ」

セキュリティ利用者の個人情報を多数取り扱うため、強固なセキュリティ対策はシステムには必須の条件です。例えば、ソフトやシステムをインストールしたパソコンやタブレットを紛失した場合、震災時にパソコン本体が破損した場合、どのような対応があるのかを確認しましょう。セキュリティ対策に納得でき、ステーションの体制に適した訪問看護ソフトや電子カルテを選ぶことが大切です。

ポイント②「サーバー体制」

サーバー体制ネットワーク上にデータを保管し、情報公開を行う役割があるサーバーは、使用中にトラブルを発生することがあります。例えば、レセプト時期にアクセスが集中しサーバーダウンになったり、復旧までに時間がかかったりといったものです。導入時は、「過去のサーバーダウン状況」「繋がりにくい時間帯」「災害時の使用」といった点を確認してみましょう。

ポイント③「使いやすさ」

使いやすさ訪問看護ソフトの導入は、業務の効率化が目的の一つになります。しかし、訪問看護ソフトや電子カルテの中には「複雑な操作が多く、導入したのは良いが使いこなせない」というものもあるでしょう。これでは、ソフトや電子カルテを使いこなせるまで時間がかかり、業務の煩雑化につながってしまいます。そこで、「操作性の良さ」「誰でも使える簡単さ」といった点を確認することが大切です。また、「使いやすさ」の中には操作性だけでなく、実際の業務で使えるものかどうかも確認しましょう。例えば、「通常の訪問看護では使いやすいけど、うちは精神特化なので必要な機能がないから使えない」となれば本末転倒です。「使いやすさ」には操作性と自分のステーションにあった機能があるかを確認しましょう。

ポイント④「タブレット・モバイル対応」

デバイス・モバイル看護記録はタブレットで記載できても、報告書や計画書、看護サマリーなど他の書類の記載はステーションにあるパソコンのみというシステムもあります。また、タブレットで見られる情報が限られており、欲しい情報は事務所に戻らないと閲覧できない場合もあります。訪問中は利用者のご自宅でタブレットを使用して情報を確認することが多いでしょう。そこで、タブレットで全機能を使用できる訪問看護ソフトを選ぶことが大切です。導入前には、デモンストレーションを受けて、実際の操作性を確認しましょう。

ポイント⑤「アフターサービス」

サポート導入後には使用方法やサーバートラブルなどの様々な問題が発生する場合があります。そこで、トラブルがあった場合にスムーズに解決できるよう、サポートが親切でスピーディーに対応してくれる電子カルテ(訪問看護ソフト)を選ぶことが大切です。また、ソフトやシステムなど商品については詳しいが訪問看護業界に精通していないのでステーションの運営や制度に合わせた活用をするにはどうしたらよいか悩むこともあるでしょう。そのためソフトを導入している間、何か相談したいことがあった時には、しっかり相談に乗ってくれたり対策を打ってくれる会社を選んでおくと安心です。

ポイント⑥「価格」

電卓・お金訪問看護ソフトや電子カルテ導入には、初期費用と月額費用が必要なものもあります。初期費用は、サーバー設定の有無によりコストに差が出てきます。また、月額費用は「定額制」「アカウント単位」など、様々な料金プランがあります。使いやすいソフトであることはもちろん、拡張性や発展性が高いソフトを選ぶと便利です。訪問看護に関わる法改正に対して、速やかにバージョンアップしてくれるソフトであれば、長く便利に使えることでしょう。しかし、介護報酬改定は3年に1回、診療報酬改定は2年に1回あるためほぼ毎年法改定があり、法改定のバージョンアップに対し別途費用が発生するソフトもありますので、バージョンアップにかかる費用も必ず確認しておきましょう。

ポイント⑦「コンプライアンス」

スーツ訪問看護ソフトや電子カルテを導入するにあたり遵守すべきコンプライアンスとは、情報管理の徹底です。タブレットやパソコンを使用して情報を一括管理できる便利さがある一方、パスワードやIDの管理を徹底しなければ情報漏洩につながります。そこで、このコンプライアンス遵守を促進できるソフトを選ぶことが大切です。電子カルテには「真正性」「見読性」「保存性」といった3原則が掲げられています。

「真正性」は、誰が記録・記載したかを確認できること
「見読性」は、情報を簡単に画面表示・印刷することが可能であること
「保存性」は、法令保存期間内、復元可能な状態で保存できること

を示しています。 この電子カルテの三原則をしっかり遵守している訪問看護ソフトや電子カルテを選定するようにしましょう。

訪問看護専用電子カルテ『iBow』の場合

iBowは誰でも使える「使いやすさ」や、導入後の「手厚いサポート」が魅力の訪問看護専用の電子カルテです。現場の皆様からの「声」を反映して機能改善をしているので、「こんな機能がほしかった!」がたくさん詰まっています。訪問看護ソフト・電子カルテを選ぶ上で重要となる7つのポイントを基にiBowについて紹介します。

訪問看護ソフト・電子カルテを選ぶ際の7つのポイントまとめ比較

セキュリティ

iBowは、タブレットやパソコンの端末に記録データを残さないクラウドサービスの電子カルテです。記録した内容や撮影した写真が端末に保存されずに、iBow上の専用のサーバーでデータが保存されます。そのため万が一、端末のロックが解かれても、iBowで撮影した利用者の写真は端末には残らず、ログインを行う際にもIDとパスワードが必要なため、紛失や盗難に遭っても誰かがiBowにアクセスできる可能性は低いです。また、遠隔でログアウトすることも可能なので、セキュリティは万全です。さらに、スタッフ一人ひとりにパスワードとIDが設定されているので、情報漏洩やカルテの改ざんも防ぎます。

令和3年1月29日、厚生労働省より「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第5.1版」を策定されました。これにより電子カルテなど個人情報を閲覧する際には、「2要素認証」の利用が必須事項になります。iBowはいち早く “2要素認証”を取り入れ訪問看護の皆さまがより安全に運営できる仕様にしています。

 

サーバー体制

iBowでは、事業所ごとに専用のサーバー領域を用意しています。そのため、レセプトの時期などアクセスが集中した場合でも、動きが遅くなったりサーバーダウンが起きたりすることがありません。スムーズにiBowを使用でき、ストレスフリーに業務を行うことができます。

使いやすさ

iBowの登録画面は、記述項目を可能な限り減らし、ほとんどが「選ぶだけ」で登録できます。また、訪問時に必要な情報は記録書画面からも確認できる仕組みになっているので、多忙な業務の中、ストレスなく記録をしたり情報をチェックしたりできるよう、使いやすさを大切にしている訪問看護専用の電子カルテです。また、記録書の項目やメインメニューなど、使う人に合わせたカスタマイズができます。使用感に関しては、オンラインにて無料のデモンストレーションを実施しているので、ぜひ実際に試してみてください。

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タブレット・モバイル対応

iBowの画面は、パソコンやタブレットどちらを使用した場合でも、同じ機能が使えます。そのため、「訪問先で、この機能が使えなかった」「欲しい情報がパソコンだけでしか見ることができない」という状況は起きません。また、使いやすさを追求しているので常に、現場目線になり必要な機能やユーザーの要望を取り入れてバージョンアップしています。

アフターサービス

iBowは、導入後のアフターサービスもしっかり対応できる体制を整えています。操作に関すること、保険制度の相談などを受けるカスタマーサポートがあり、初めての訪問看護やレセプト請求でも不安が解消されるでしょう。
> iBowカスタマーサポートについてはこちら

また、トータルサポートを行う「カスタマーサクセス」という専門チームやその他、新規開業の方に向けて「新規開業パーフェクトコース」という開業前の準備などスムーズな開業をお手伝いするサービスもあります。

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価格

iBowのシステムは、セキュリティレベルの高いサービスをクラウドで提供します。そのため、初期費用を0円に抑えることが可能となりました。また、月額費用は訪問件数単位で課金され、ステーションの成長(≒訪問件数)に合わせた従量課金制です。訪問件数が増えるごとに、管理すべき情報も増えます。これらの情報をしっかりと守るために、料金プランを設定しています。
※料金につきましてはステーション様の規模によりご相談いただけます。お問合せください。

iBowのお見積り

 

コンプライアンス

iBowでは、大切な利用者情報を管理するため「電子カルテの3原則」と政府が定めている「3省2ガイドライン」に基づいたサービスを提供しています。
・※参考『医療情報を取り扱う情報システム・サービスの提供事業者における安全管理ガイドライン』(総務省・経済産業省) 
・※参考『医療情報システムの安全管理に関するガイドライン』(厚生労働省)

同時に、ステーション側にもコンプライアンスが遵守されるようなシステム設計・料金設定になっています。情報管理の視点から、複数のユーザーで1つのアカウントを使い回すことがないよう、ID課金制はありません。

iBow導入実績

訪問看護ソフト・電子カルテを選ぶ基準の一つに、導入実績があります。導入数が多ければ、それだけステーションに支持されていることを意味するため、導入後も失敗が少ないと言えます。また、累計の導入数を比較して選ぶ他にも、導入件数が伸びている訪問看護ソフト・電子カルテも選定の候補に入れると良いでしょう。iBowは、2012年にリリースされてから導入件数が順調に伸びている電子カルテです。現在では、全国47都道府県の2,000事業所以上のお客様に導入いただいています。(※2021年12月時点の累計導入事業所数)
> iBow導入事例をみる

請求業務の負担を軽減する2つのサービス

iBowでは、訪問件数アップや業務の効率化、正確な請求業務によりステーションの売上、運営を安定させるために、毎月の請求業務の負担を軽減できるサービスを提供しています。ここでは、2つのサービスをご紹介しています。

iBowレセプト

iBowレセプトは、訪問看護業務の流れを日々実施するだけで、毎月のレセプト書類を作成できるサービスです。日々の記録が自動で実績に反映されるため、記録書と実績の整合性の確認などの作業が削減できます。また、報酬改定に即座に対応し、コンプライアンスを遵守しながら正しいレセプト請求が可能です。

事務管理代行サービス

事務管理代行サービスは、本来の訪問看護の業務に専念できる「時間」の確保に有効的なサービスです。主に、次の業務に対応しています。

  • 記録書の確認や利用者情報の登録などの事務作業を代行
  • 請求内容のチェックと報告、加算漏れや記録の未提出もフォロー

これらの事務作業を専任スタッフが代行することで、日々の業務サイクルが円滑化します。結果、ステーションの利益率アップや売上の向上につながります。

 

iBow事務管理代行サービスについて問い合わせる

まとめ

訪問看護ステーションにおいて、雑多な業務を効率化し看護業務に専念できる環境を整えることは重要です。そのためには、今回ご紹介したポイントを参考に、訪問看護ソフトや電子カルテの導入は必須となるでしょう。数多くあるシステムの中から、使いやすさやサポート体制、料金プラン、セキュリティ面などを踏まえて、ステーションに適したソフトや電子カルテを選びましょう。

iBowでは、導入件数も多く、時間がかかる請求業務をお手伝いする「iBow事務管理代行サービス」や訪問看護の立ち上げをサポートする「新規開業パーフェクトコース」があります。気になる方は、まずはお気軽にお問合せください。

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